За время, которое сам работал в рознице и которое наблюдаю за коллегами, сформировал перечень наиболее часто встречающихся, скажем так, «недоразумений», которые коллеги испытывают при работе с поставщиками.

Постарался, по возможности кратко, перечислить их в статье, опубликованной в пятом номере журнала «Управление магазином», и дать советы, как их избежать.

Итак, начнем.

1. НЕ УДЕЛЯТЬ ДОЛЖНОЕ ВНИМАНИЕ СТАБИЛЬНОСТИ АССОРТИМЕНТА

Стабильность ассортимента действительно является критически важным аспектом для успешной работы магазинов. Когда ассортимент нестабилен, это может привести к различным негативным последствиям:

1. Потеря клиентов: если покупатели регулярно не могут найти нужные им товары, они начнут искать альтернативные магазины, что приведет не просто к снижению лояльности, о чем любят писать маркетологи, а даже к тому, что к вам перестанут ходить.
2. Увеличение затрат: поставщики, не способные обеспечить вас стабильными поставками товарных позиций, могут вызывать частые изменения в заказах, что приводит к дополнительным затратам на логистику и управление запасами.
3. Негативное влияние на репутацию: магазины, у которых часто отсутствуют популярные товары, могут получить плохую репутацию, что затруднит привлечение новых клиентов.

Чтобы избежать взаимодействия с поставщиками, которые не обеспечивают стабильность ассортимента, можно предпринять следующие шаги.

Если поставщик сам производит нужные вам товары, необходимо ознакомиться с его производственной программой и производственной базой:

• Возможен ли в принципе выпуск нужного вам количества и номенклатуры изделий?
• Каков график выпуска изделий? Как он корректируется и по каким причинам?
• Каков график отгрузки товаров и возможна ли его корректировка, чтобы избежать срывасроков поставки?
• Готов ли поставщик к пиковым нагрузкам?
• Обладает ли поставщик сетью региональных складов или отгрузки осуществляются из единого распределительного центра?

СТАБИЛЬНОСТЬ АССОРТИМЕНТА ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ЯВЛЯЕТСЯ КРИТИЧЕСКИ ВАЖНЫМ АСПЕКТОМ ДЛЯ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ МАГАЗИНОВ.

Если поставщик — оптовик (дистрибутор), необходимо получить точную информацию о:

• Объеме склада/складов.
• Складском оборудовании (в том числе, программном обеспечении).
• Условиях хранения разных групп товаров.
• Транспортном парке или условиях взаимодействия с транспортной компанией.
• Условиях работы с производителями нужных вам товаров.
• Графике отгрузки товаров и возможности его корректировки.

Обратите внимание: когда мы ищем ответы на вопросы, касающиеся стабильности, мы не заморачиваемся ни размерами минимальной партии, ни условиями поставок и оплат, – ничем, что бы отвлекло наше внимание от главного на этом этапе, – мы должны быть уверены, что поставщик МОЖЕТ выполнить наш заказ своевременно и качественно.

ИЗУЧЕНИЕ ОТЗЫВОВ И РЕКОМЕНДАЦИЙ ДРУГИХ КОМПАНИЙ, КОТОРЫЕ УЖЕ РАБОТАЮТ С ПОСТАВЩИКОМ, ПОМОЖЕТ ЛУЧШЕ ПОНЯТЬ, НАСКОЛЬКО ОН СТАБИЛЕН.

В качестве дополнительных мер «защиты» порекомендую следующие:

• Проверка отзывов: изучение отзывов и рекомендаций других компаний, которые уже работают с поставщиком, поможет лучше понять, насколько он стабилен.
• Использование пробных периодов: заключение краткосрочных контрактов или пробных периодов может помочь определить, насколько поставщик способен поддерживать необходимый уровень ассортимента.
• Соглашения о качестве и сроках поставки: включение в договор четких условий по количеству, качеству и срокам поставок поможет снизить риски несоответствия ожиданиям.
• Мониторинг и анализ: постоянный мониторинг выполнения условий договора и регулярный анализ взаимодействия с поставщиком позволят выявить проблемы на ранних стадиях.

В заключение этой части скажу: обращая пристальное внимание на стабильность ассортимента, пожалуйста, не меньше обращайте на стабильность качества товара. Я знаю тех, кто в погоне за стабильностью ассортимента позволяет своим поставщикам «чуть-чуть» подхалтурить, типа, «покупатель не заметит». Не сомневайтесь – заметит!

2. НЕ УДЕЛЯТЬ ДОЛЖНОЕ ВНИМАНИЕ УСЛОВИЯМ ВОЗВРАТА ТОВАРА

Все мы, заключая договоры с поставщиками, с азартом «выжимаем» из них наиболее приемлемые для нас условия поставки и оплаты. И частенько забываем об условиях возврата товара. Такая невнимательность может привести к различным негативным последствиям. Вот несколько основных проблем:

1. Финансовые потери: если условия возврата не прописаны должным образом, ритейлерам может быть сложно вернуть нереализованные или дефектные товары, что ведет к непредвиденным расходам.
2. Недостаток контроля над запасами: без четко оговоренных условий возврата ритейлер может оказаться с ненужными товарами на складе, что усугубляет ситуацию с управлением запасами.
3. Юридические проблемы: отсутствие четких условий может привести к юридическим спорам с поставщиками, которые могут быть связаны с неясностью в правилах возврата и компенсирования.

Как избежать негативных последствий

Тщательное изучение условий: ритейлеры должны внимательно изучать условия возврата перед заключением договора с поставщиком. Важно понимать, какие товары можно вернуть, в какие сроки и при каких обстоятельствах. При обсуждении контракта стоит заранее согласовать условия возврата и убедиться, что они понятны и приемлемы для обеих сторон.

• Документирование: все условия должны быть четко задокументированы, включая срок возврата, процесс возврата и возможные штрафы за несоблюдение условий.
• Мониторинг и анализ возвратов: регулярный анализ возвратов может помочь выявить проблемы с качеством товаров или несоответствием ожиданиям клиентов. Это также позволит оптимизировать стратегию управления запасами.
• Обучение персонала: сотрудники, работающие с возвратами, должны быть хорошо обучены и осведомлены обо всех условиях, чтобы в случае проблем с возвратом они могли работать эффективно и уверенно.
• Установление четкой коммуникации с поставщиками: налаживание открытого и прозрачного диалога с поставщиками может помочь снизить риски и находить компромиссные решения в случае возникновения проблем с возвратами.

БЕЗ ЧЕТКО ОГОВОРЕННЫХ УСЛОВИЙ ВОЗВРАТА РИТЕЙЛЕР МОЖЕТ ОКАЗАТЬСЯ С НЕНУЖНЫМИ ТОВАРАМИ НА СКЛАДЕ, ЧТО УСУГУБЛЯЕТ СИТУАЦИЮ С УПРАВЛЕНИЕМ ЗАПАСАМИ.

Очень важно «на берегу» договориться с поставщиком об условиях работы с браком и неликвидом. Решение вопросов по возврату и/или обмену товаров заметно облегчит вашу жизнь. Во всяком случае, сделает ее более предсказуемой. При выборе поставщика не стесняйтесь обговаривать, согласовывать и вписывать в контракт условия работы с некондиционным или непродаваемым товаром максимально подробно.

3. НАПЛЕВАТЕЛЬСКОЕ ОТНОШЕНИЕ К РЕКЛАМНОЙ АКТИВНОСТИ ПОСТАВЩИКА

Нет поставщиков, которые бы не мечтали «избавиться» от своего товара. Этой шуткой я сопровождал на переговоры своих закупщиков. А раз таких нет, то все поставщики, так или иначе, способствуют проникновению своих товаров на рынок и продажам на этом рынке. Иными словами, у каждого (ну почти у каждого) есть рекламный бюджет.

ТЩАТЕЛЬНОЕ ИЗУЧЕНИЕ УСЛОВИЙ: РИТЕЙЛЕРЫ ДОЛЖНЫ ВНИМАТЕЛЬНО ИЗУЧАТЬ УСЛОВИЯ ВОЗВРАТА ПЕРЕД ЗАКЛЮЧЕНИЕМ ДОГОВОРА С ПОСТАВЩИКОМ.

Этот бюджет может быть потрачен на заказ рекламы по телевидению, радио, закупку билбордов и издание десятков тысяч промоматериалов. А может быть потрачен на промоакции в ваших магазинах. Любая акция в вашей торговой точке, проведенная за счет поставщика (а зачастую и его силами!), – ваша победа. Поэтому при выборе поставщиков обязательно обращайте внимание на их активность в продвижении товаров на ваших торговых площадях. Игнорирование рекламного бюджета поставщика может привести к нескольким серьезным последствиям, таким как, например:

1. О товаре никто не знает. Здесь без комментариев, ибо даже хорошие продукты могут остаться непроданными, если на них не будет потрачено достаточно рекламных средств.
2. Утрата конкурентного преимущества: конкуренты, которые правильно используют рекламные бюджеты поставщиков, могут привлечь больше клиентов, в то время как вы останетесь в тени.

Как этого избежать

• Тщательное планирование: ритейлеры должны заранее обсудить рекламный бюджет с поставщиками и включать эти расходы в свои маркетинговые планы.
• Согласование стратегий: совместное планирование рекламных акций с поставщиками позволит обеспечить максимальную эффективность использования бюджета и повысит видимость товаров.
• Мониторинг результатов: регулярный анализ результатов рекламных кампаний поможет ритейлерам и поставщикам понимать, что работает, а что нет, и корректировать подходы в будущем.
• Постоянное взаимодействие: установление открытых и регулярных каналов общения с поставщиками поможет избежать недопонимания и обеспечит согласованность действий.
• Гибкость в подходах: возможность адаптировать стратегию рекламы в зависимости от изменений на рынке и эффективности предыдущих кампаний также важна для успешного продвижения товаров.

4. ИГНОРИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ОТНОШЕНИЙ С ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ ПОСТАВЩИКА

Хотя некоторые ритейлеры могут считать, что личные отношения с представителями поставщиков не имеют значения или даже могут мешать бизнесу, на практике хорошие личные отношения играют важную роль в успешном партнерстве. Вот несколько причин, почему это так.

ЛИЧНЫЕ ОТНОШЕНИЯ СПОСОБСТВУЮТ СОЗДАНИЮ ДОВЕРИЯ МЕЖДУ РИТЕЙЛЕРОМ И ПОСТАВЩИКОМ.

• Доверие и надежность: личные отношения способствуют созданию доверия между ритейлером и поставщиком. Доверие важно для решения возникающих проблем и конфликтов, а также для адекватного реагирования на непредвиденные ситуации.
• Лучшее понимание потребностей: налаженные отношения позволяют ритейлеру лучше понять бизнес-процессы и потребности поставщика. Это знание может быть использовано для оптимизации совместных бизнес-процессов, таких как поставки и маркетинговые активности.
• Гибкость в сотрудничестве: когда появляются неожиданные проблемы (например, задержки поставок или необходимость срочных изменений в заказах), наладившие хорошие отношения ритейлеры могут рассчитывать на более гибкий подход со стороны поставщиков, которые готовы пойти навстречу.
• Преимущества в переговорах: личные отношения могут смягчить переговоры о ценах, условиях и сроках. Поставщики, знающие своих клиентов и доверяющие им, часто более открыты к поиску взаимовыгодных решений.
• Доступ к эксклюзивной информации: в рамках хороших отношений ритейлеры могут получать предварительные и уникальные предложения, информацию о новых продуктах, изменениях на рынке и т.д. Это может предоставить конкурентные преимущества.
• Устойчивость в партнерстве: надежные и качественные отношения способствуют более долгосрочному сотрудничеству, так как обе стороны видят выгоду в стабильности и предсказуемости бизнес-партнерства.
• Улучшение коммуникации: личные отношения способствуют более эффективному обмену информацией и отзывами. Это позволяет оперативно решать возникающие проблемы и улучшать качество обслуживания.

ПОСТАВЩИКИ, ЗНАЮЩИЕ СВОИХ КЛИЕНТОВ И ДОВЕРЯЮЩИЕ ИМ, ЧАСТО БОЛЕЕ ОТКРЫТЫ К ПОИСКУ ВЗАИМОВЫГОДНЫХ РЕШЕНИЙ.

Как наладить хорошие отношения с поставщиками

• Регулярные встречи и коммуникация: поддерживайте постоянный контакт с представителями поставщика, организуйте регулярные встречи, чтобы обсудить текущие вопросы и планы на будущее.
• Участие в совместных мероприятиях: принимайте участие в мероприятиях, организуемых поставщиками, таких как выставки, семинары или тренинги, чтобы укрепить отношения и лучше узнать друг друга.
• Открытость и честность: будьте открытыми в своем общении и делайте акцент на честности. Признавайте свои ошибки и стремитесь найти совместные решения.
• Взаимная поддержка: поддерживайте поставщиков в их инициативах, будь то рекламные акции или новые продукты. Это поможет создать атмосферу сотрудничества.
• Использование обратной связи: регулярно предоставляйте поставщикам обратную связь относительно качества их товаров и услуг, чтобы помочь им улучшить взаимодействие.
• Уважение и понимание: проявляйте уважение к участникам процесса и их бизнесу, учитывайте их потребности и интересы.

ПРИ ВЫБОРЕ ПОСТАВЩИКА, КАК ЭТО НИ ПОКАЖЕТСЯ СТРАННЫМ, ОБРАЩАЙТЕ ВНИМАНИЕ НА ТО, НРАВИТСЯ ЛИ ВАМ ЧЕЛОВЕК, С КОТОРЫМ ВЫ ОБЩАЕТЕСЬ.

Налаживание и поддержание личных отношений с поставщиками – это стратегически важный аспект бизнеса, который может значительно повысить стабильность и эффективность работы ритейлера. Контракты подписываются, как правило, между юридическими лицами. Но подписывают их конкретные физические лица. И взаимодействуют в процессе выполнения контрактов тоже физические лица. Люди. При выборе поставщика, как это ни покажется странным, обращайте внимание на то, нравится ли вам человек, с которым вы общаетесь. Ибо вам придется с ним/ней/ними общаться, дай бог, продолжительное время. И если у вас сложились хорошие, товарищеские, доброжелательные отношения, это всегда полезно для бизнеса. Такой поставщик всегда будет на связи и всегда будет готов помочь вам в самых нетривиальных ситуациях, которые трудно было даже представить, а не то что описать в контракте.

Оставайтесь людьми. Всегда.